¿Qué pagos revisa la UGPP en una auditoría empresarial?

Cuando una empresa piensa en una fiscalización de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), suele concentrarse en verificar si las planillas de seguridad social fueron pagadas. Sin embargo, la revisión puede ir mucho más allá.

 

Uno de los puntos centrales es determinar si los pagos realizados a los trabajadores fueron correctamente clasificados y si aquellos que debían integrar el Ingreso Base de Cotización (IBC) efectivamente fueron tenidos en cuenta para liquidar los aportes.

 

Por eso, un concepto registrado en la nómina como “bonificación”, “auxilio” o “beneficio no salarial” no queda automáticamente por fuera de una revisión.

 

Entender qué pagos pueden ser analizados ayuda a las empresas a anticiparse y reducir riesgos.

¿Qué busca determinar la UGPP?

En términos generales, la fiscalización busca establecer si la empresa cumplió de manera completa, correcta y oportuna con sus obligaciones frente al Sistema de la Protección Social.

 

Para hacerlo, puede contrastar información proveniente de:

• Nómina.
• Planillas PILA.
• Contabilidad.
• Contratos laborales.
• Políticas de remuneración.
• Soportes de pago.
• Información tributaria.

El objetivo no es únicamente comprobar cuánto se pagó al trabajador, sino determinar cuál era la naturaleza de esos pagos y si fueron correctamente tratados al calcular los aportes.

1. Salario básico

El salario ordinario es uno de los primeros conceptos que debe guardar coherencia entre la nómina, el contrato laboral y la información utilizada para liquidar los aportes.

 

Diferencias en salarios, días cotizados o novedades pueden generar observaciones.

 

Por eso, cualquier modificación salarial debe quedar correctamente documentada y reflejarse en los sistemas correspondientes.

2. Horas extras y recargos

Los pagos por trabajo suplementario también son relevantes.

 

Aquí pueden encontrarse conceptos relacionados con:

• Horas extras.
• Trabajo nocturno.
• Trabajo dominical.
• Trabajo en días festivos.
• Recargos aplicables.

Cuando estos valores tienen naturaleza salarial, deben recibir el tratamiento correspondiente para efectos de los aportes.

 

Omitirlos o registrarlos incorrectamente puede modificar el IBC.

3. Comisiones

Las comisiones suelen estar directamente relacionadas con el desempeño o los resultados obtenidos por el trabajador.

 

Por esta razón, su tratamiento debe revisarse cuidadosamente.

 

Una empresa con personal comercial que recibe salario básico más comisiones debe asegurarse de que exista coherencia entre:

 

lo efectivamente pagado, lo registrado en nómina y la base utilizada para seguridad social.

4. Bonificaciones

Este es uno de los conceptos que más atención merece.

 

No todas las bonificaciones tienen necesariamente el mismo tratamiento.

 

Para determinar su naturaleza pueden analizarse aspectos como:

• Por qué se entrega.
• Con qué frecuencia.
• Si remunera directamente el servicio.
• Qué condiciones debe cumplir el trabajador para recibirla.
• Qué establecen el contrato y las políticas internas.

Simplemente denominar un pago “bonificación no salarial” no determina por sí solo su tratamiento jurídico.

5. Auxilios

Las empresas pueden otorgar diferentes tipos de auxilios, por ejemplo:

• Alimentación.
• Transporte.
• Movilización.
• Telefonía.
• Conectividad.
• Rodamiento.
• Vivienda.

Su tratamiento dependerá de la naturaleza del pago, de las condiciones en las que se reconoce y de las normas aplicables.

 

Por ello, es recomendable contar con políticas y soportes que expliquen claramente su finalidad.

6. Viáticos

Los viáticos requieren especial cuidado porque sus componentes pueden tener tratamientos diferentes dependiendo de su finalidad y de las circunstancias bajo las cuales se entregan.

 

No es recomendable registrarlos de manera genérica.

 

La empresa debería contar con documentación que permita identificar:

• Motivo del viaje.
• Duración.
• Valores entregados.
• Conceptos cubiertos.
• Legalización de gastos cuando corresponda.

Esto facilita determinar adecuadamente su tratamiento laboral y frente a los aportes.

7. Incentivos y premios

Muchas organizaciones utilizan programas de incentivos para reconocer productividad, cumplimiento de metas o resultados comerciales.

 

Aunque tengan nombres como:

• Premio.
• Incentivo.
• Reconocimiento.
• Bono de productividad.

debe analizarse su verdadera naturaleza.

 

Si el pago constituye una contraprestación directa por el servicio, su denominación interna no necesariamente evita que pueda tener incidencia salarial.

8. Pagos pactados como no salariales

La legislación laboral permite que determinados beneficios o auxilios tengan tratamiento no salarial cuando se cumplen las condiciones legales.

 

Sin embargo, estos acuerdos tienen límites.

 

Además, para efectos de la base de cotización al Sistema de Seguridad Social existen reglas específicas sobre los pagos laborales no constitutivos de salario, por lo que no todo lo pactado como no salarial puede excluirse ilimitadamente del IBC.

 

Este es uno de los puntos que merece mayor atención en una auditoría preventiva.

9. Vacaciones

Los pagos relacionados con vacaciones también deben registrarse y reportarse correctamente.

 

Es necesario revisar aspectos como:

• Periodos disfrutados.
• Compensaciones cuando legalmente correspondan.
• Novedades reportadas.
• Tratamiento aplicado en la liquidación de aportes.

Una inconsistencia entre nómina y PILA puede generar diferencias durante una fiscalización.

10. Incapacidades y licencias

Las incapacidades, licencias remuneradas y no remuneradas y otras novedades laborales pueden modificar la forma en que se realizan los aportes durante determinados periodos.

 

Por ello, la empresa debería conservar los soportes correspondientes y verificar que las novedades hayan sido reportadas correctamente.

11. Indemnizaciones y pagos por terminación

Cuando finaliza una relación laboral pueden existir diferentes conceptos:

• Salarios pendientes.
• Prestaciones sociales.
• Vacaciones.
• Bonificaciones.
• Indemnizaciones.
• Otros pagos derivados de la terminación.

Cada concepto debe identificarse correctamente, ya que no todos tienen el mismo tratamiento para efectos laborales y de seguridad social.

12. Pagos realizados a contratistas

La fiscalización también puede involucrar información relacionada con personas que prestan servicios de manera independiente.

 

En estos casos pueden revisarse:

• Contratos.
• Honorarios.
• Facturación o cuentas de cobro.
• Soportes de aportes cuando correspondan.
• Naturaleza real de la relación contractual.

Este último punto es especialmente importante: utilizar un contrato de prestación de servicios no elimina el riesgo de que, dadas las condiciones reales de ejecución, pueda discutirse la existencia de una relación laboral.

El nombre del pago no es suficiente

Este es quizás uno de los conceptos más importantes para comprender una revisión de la UGPP.

 

Cambiar el nombre de un pago en la nómina no cambia automáticamente su naturaleza.

Un concepto denominado:

 

“auxilio”, “bonificación”, “beneficio”, “incentivo” o “premio”

 

puede requerir un tratamiento diferente dependiendo de la razón por la cual se entrega y de cómo funciona realmente dentro de la relación laboral.

 

Por eso, la empresa debe analizar la sustancia del pago, no únicamente su denominación.

¿Cómo prepararse para una revisión?

Una auditoría preventiva puede comenzar construyendo una matriz con todos los conceptos que la empresa paga actualmente.

 

Para cada uno conviene identificar:

• Nombre del concepto.
• Quién lo recibe.
• Periodicidad.
• Finalidad.
• Tratamiento salarial o no salarial.
• Incidencia en el IBC.
• Soporte contractual.
• Política interna que lo regula.
• Registro contable.
• Tratamiento utilizado en PILA.

Este ejercicio permite detectar inconsistencias antes de una fiscalización.

El verdadero riesgo está en las diferencias acumuladas

Un error pequeño durante un solo mes puede parecer insignificante.

 

Pero si el mismo concepto fue liquidado incorrectamente para decenas de trabajadores durante varios años, la diferencia puede adquirir una dimensión considerable.

 

A los aportes eventualmente pendientes pueden sumarse otras consecuencias conforme al caso y al procedimiento aplicable.

 

Por eso, revisar hoy la estructura de pagos puede evitar que una pequeña inconsistencia se convierta mañana en una contingencia importante.

En Bekar Consultores revisamos tu estructura de pagos antes de que lo haga la UGPP

En Bekar Consultores acompañamos a las empresas en la revisión de nómina, conceptos salariales y no salariales, bases de cotización y aportes al Sistema de la Protección Social.

 

Si tu organización maneja bonificaciones, comisiones, auxilios, incentivos u otros esquemas de compensación y existen dudas sobre su tratamiento, una auditoría preventiva permite identificar posibles contingencias y fortalecer los procesos antes de enfrentar una fiscalización.

 

La mejor defensa frente a una revisión comienza mucho antes de recibir el primer requerimiento.