Las empresas suelen entregar a sus trabajadores diferentes pagos adicionales al salario básico, como viáticos, bonificaciones, auxilios e incentivos. Aunque estos conceptos forman parte de las prácticas habituales de compensación, pueden generar dudas sobre su tratamiento frente a la seguridad social.
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) puede revisar estos pagos para determinar si fueron correctamente clasificados y si debían incluirse en el Ingreso Base de Cotización (IBC).
El problema aparece cuando una empresa considera que un pago no constituye salario únicamente porque así fue denominado en el contrato o registrado en el software de nómina.
¿Por qué la UGPP revisa estos pagos?
Durante una fiscalización, la UGPP puede verificar si los aportes al Sistema de la Protección Social fueron calculados correctamente.
Para ello, puede analizar diferentes conceptos entregados a los trabajadores y determinar si su tratamiento corresponde con la normativa aplicable.
Entre los aspectos que pueden revisarse se encuentran:
No todos los pagos adicionales al salario tienen el mismo tratamiento. Por eso, cada concepto debe analizarse según sus características.
1. Viáticos: ¿cuándo pueden constituir salario?
Los viáticos son valores que una empresa entrega a sus trabajadores para cubrir determinados gastos relacionados con desplazamientos laborales.
Pueden incluir conceptos como:
Sin embargo, su tratamiento depende de diferentes condiciones.
El Código Sustantivo del Trabajo establece reglas particulares para los viáticos permanentes y accidentales.
En términos generales, los viáticos permanentes pueden constituir salario en la parte destinada a manutención y alojamiento, mientras que los destinados exclusivamente a transporte o gastos de representación no tienen ese carácter.
Los viáticos accidentales, por su parte, no constituyen salario.
Por eso es importante identificar correctamente la naturaleza del desplazamiento y la finalidad de cada valor entregado.
¿Qué errores pueden presentarse con los viáticos?
Entre los más frecuentes se encuentran:
Una empresa debería poder explicar por qué cada pago recibió determinado tratamiento.
2. Bonificaciones: ¿siempre forman parte del salario?
No necesariamente.
Las bonificaciones pueden tener diferentes finalidades.
Algunas remuneran directamente el desempeño, el cumplimiento de metas o los resultados del trabajador.
Otras pueden corresponder a beneficios ocasionales que no constituyen una contraprestación directa del servicio, conforme a las condiciones legales aplicables.
Por eso, no es correcto afirmar que todas las bonificaciones son salariales ni que todas pueden excluirse del IBC.
¿Qué puede revisar la UGPP?
La entidad puede analizar:
Por ejemplo, una bonificación que se entrega mensualmente por alcanzar determinados resultados comerciales puede requerir un tratamiento diferente al de una bonificación ocasional que cumple las condiciones legales para no constituir salario.
La denominación del pago no reemplaza el análisis de su verdadera naturaleza.
3. Auxilios: ¿cuándo deben incluirse en el IBC?
Las empresas pueden entregar diferentes tipos de auxilios a sus trabajadores.
Por ejemplo:
Sin embargo, estos conceptos no necesariamente reciben el mismo tratamiento.
Algunos tienen reglas legales específicas y otros dependen de su finalidad, condiciones y relación con el servicio prestado.
Por eso, antes de excluir un auxilio del IBC, la empresa debe determinar si realmente cumple las condiciones para recibir ese tratamiento.
4. El límite de los pagos no salariales
Otro aspecto importante es el límite establecido en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010.
Esta disposición contempla una regla relacionada con los pagos laborales no constitutivos de salario para efectos de la determinación del IBC de salud y pensión.
En términos generales, establece que dichos pagos no pueden superar el 40 % del total de la remuneración para los efectos previstos en esa norma.
Sin embargo, su aplicación requiere analizar qué conceptos están comprendidos en el cálculo y tener en cuenta la interpretación jurisprudencial correspondiente.
Superar ese límite no significa que todos los pagos pierdan automáticamente su naturaleza no salarial.
Por eso, las empresas deberían revisar tanto la clasificación jurídica de los conceptos como su tratamiento para efectos de los aportes.
5. ¿Qué documentos puede solicitar la UGPP?
Durante una fiscalización pueden requerirse documentos que permitan verificar los pagos realizados.
Entre ellos:
El objetivo es establecer si existe coherencia entre lo pactado, lo pagado y lo reportado a seguridad social.
6. Errores frecuentes que pueden generar diferencias
Algunas situaciones merecen especial atención:
Clasificar automáticamente todos los auxilios como no salariales. Cada concepto debe analizarse según su naturaleza y las reglas aplicables.
Excluir bonificaciones que remuneran directamente el trabajo. Esto puede producir diferencias en el IBC.
No diferenciar los componentes de los viáticos. Especialmente cuando existen desplazamientos habituales.
Confiar únicamente en la parametrización del software. Un sistema puede calcular correctamente según las instrucciones recibidas, pero esas instrucciones pueden ser jurídicamente incorrectas.
No conservar soportes. La falta de documentación puede dificultar la explicación de los pagos durante una fiscalización.
7. ¿Qué consecuencias puede tener una clasificación incorrecta?
Cuando determinados pagos debieron integrar el IBC y fueron excluidos incorrectamente, pueden generarse diferencias en los aportes.
Dependiendo del caso, estas situaciones pueden dar lugar a:
El impacto económico puede aumentar cuando el mismo error se repite durante varios años o afecta a numerosos trabajadores.
¿Cómo prevenir problemas con viáticos, bonificaciones y auxilios?
Una buena práctica consiste en realizar una revisión periódica de todos los conceptos de nómina.
La empresa debería identificar:
También es recomendable revisar las políticas de compensación cada vez que se incorporen nuevos beneficios.
Una auditoría preventiva puede detectar errores acumulados
Un concepto mal clasificado puede parecer poco importante cuando se analiza individualmente.
Sin embargo, si afecta a muchos trabajadores durante numerosos periodos, la diferencia acumulada puede convertirse en una contingencia significativa.
Por eso, una auditoría preventiva no debería limitarse a verificar que las planillas estén pagadas.
También debe comprobar que los conceptos utilizados para determinar el IBC recibieron el tratamiento correcto.
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En Bekar Consultores acompañamos a las empresas en la revisión jurídica y contable de sus estructuras de remuneración, incluyendo viáticos, bonificaciones, auxilios y otros pagos laborales.
Nuestro acompañamiento permite identificar posibles inconsistencias, evaluar su incidencia en el IBC y fortalecer los soportes necesarios ante una eventual fiscalización de la UGPP.
Una política de compensación correctamente estructurada no solamente beneficia la administración de la nómina: también ayuda a prevenir contingencias legales y económicas.