¿Por qué la UGPP puede investigar a una empresa o trabajador independiente?

Recibir una comunicación de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) suele generar una pregunta inmediata: ¿por qué nos están investigando?

 

Muchas empresas y trabajadores independientes asumen que una fiscalización significa que ya existe una irregularidad comprobada. Sin embargo, no necesariamente es así.

 

La UGPP tiene facultades para verificar que los aportes al Sistema de la Protección Social se hayan realizado correctamente. Una revisión puede originarse porque la entidad detectó posibles inconsistencias, diferencias entre distintas fuentes de información o situaciones que requieren ser verificadas.

 

Entender qué puede despertar una revisión ayuda a identificar riesgos antes de que llegue un requerimiento.

¿Qué busca la UGPP?

Una de las funciones de la UGPP es verificar el adecuado, completo y oportuno pago de los aportes al Sistema de la Protección Social.

 

En términos generales, puede analizar situaciones relacionadas con:

• Omisión en la afiliación o vinculación.
• Mora en el pago de aportes.
• Inexactitudes en los valores declarados.
• Errores en el Ingreso Base de Cotización (IBC).
• Aportes parafiscales cuando correspondan.
• Para desarrollar esta labor, la entidad puede utilizar información proveniente de diferentes fuentes y contrastarla con los aportes efectuados.

1. Diferencias entre ingresos y aportes

Una de las situaciones que puede generar alertas es encontrar diferencias entre los ingresos reportados por una persona o empresa y los valores utilizados para efectuar aportes.

 

Por ejemplo, en el caso de un trabajador independiente puede existir información económica que no parece guardar relación con el IBC utilizado.

 

Esto no demuestra automáticamente un incumplimiento, pero puede justificar una revisión para determinar qué ocurrió.

2. Inconsistencias entre nómina y PILA

En las empresas, la información de nómina debería guardar coherencia con las planillas mediante las cuales se realizan los aportes.

 

Pueden llamar la atención diferencias relacionadas con:

• Número de trabajadores.
• Salarios.
• Días cotizados.
• Ingresos y retiros.
• Horas extras.
• Comisiones.
• Bonificaciones.
• Otras novedades laborales.

Una inconsistencia puede tener una explicación perfectamente válida, pero la empresa debe estar en capacidad de demostrarla.

3. Un IBC aparentemente inferior al correspondiente

El Ingreso Base de Cotización (IBC) determina el valor sobre el cual se calculan diferentes aportes.

 

Cuando este valor se establece incorrectamente, los aportes también pueden quedar mal liquidados.

 

Por eso, la UGPP puede revisar si el IBC utilizado corresponde a la situación real del trabajador o independiente y a las normas aplicables.

4. Un alto volumen de pagos no salariales

Las empresas pueden realizar pagos que legítimamente no constituyen salario. Sin embargo, su tratamiento debe cumplir las condiciones previstas por la legislación.

 

Cuando existe una proporción significativa de pagos registrados como:

• Bonificaciones no salariales.
• Auxilios.
• Incentivos.
• Beneficios extralegales.
• Otros conceptos excluidos del salario,

puede resultar necesario verificar su verdadera naturaleza y su incidencia en la base de cotización.

 

El nombre asignado al concepto no determina por sí solo su tratamiento jurídico.

5. Diferencias entre contabilidad y seguridad social

La información contable constituye otra fuente importante para entender cómo funciona la remuneración dentro de una empresa.

 

Si los gastos asociados al personal no parecen corresponder con los valores utilizados para liquidar seguridad social, pueden surgir preguntas que requieran explicación.

 

Por eso es fundamental mantener conciliadas:

 

Nómina → Contabilidad → IBC → PILA

6. Omisión de trabajadores o periodos

También pueden presentarse situaciones en las que una persona aparece vinculada o recibe pagos, pero no existen aportes correspondientes durante determinados periodos.

 

Esto puede ocurrir por:

• Errores administrativos.
• Afiliaciones tardías.
• Novedades mal reportadas.
• Omisiones involuntarias.

Interpretaciones equivocadas sobre la obligación de cotizar.
Aunque el origen sea un error operativo, es importante corregirlo oportunamente.

7. Situaciones relacionadas con contratistas

Las relaciones con trabajadores independientes también pueden generar revisiones.

 

La entidad puede analizar información relacionada con contratos, honorarios y aportes realizados, dependiendo de las obligaciones aplicables a cada caso.

 

Para las empresas es importante contar con procedimientos claros para gestionar y conservar la documentación de sus contratistas.

8. Información proveniente de otras fuentes

La fiscalización moderna depende cada vez más del análisis y cruce de información.

 

Una autoridad no necesariamente necesita descubrir una inconsistencia revisando físicamente los documentos de una empresa. Los datos disponibles pueden permitir identificar diferencias que posteriormente requieren ser explicadas.

 

Por eso, la coherencia de la información es cada vez más importante.

9. Errores repetidos durante varios periodos

Una diferencia aislada puede obedecer a una situación particular.

 

Pero cuando el mismo comportamiento aparece repetidamente durante varios meses o años, el impacto potencial aumenta.

 

Un error pequeño en el cálculo del IBC, repetido para varios trabajadores durante mucho tiempo, puede convertirse en una contingencia económica significativa.

10. Una revisión también puede formar parte de las funciones de control de la entidad

Es importante comprender que una fiscalización no necesariamente significa que alguien denunció a la empresa ni que ya existe una infracción demostrada.

 

La UGPP desarrolla actividades de seguimiento, determinación y fiscalización dentro de sus competencias.

 

Por eso, cualquier aportante obligado debe estar preparado para demostrar cómo ha cumplido sus obligaciones.

¿Qué puede solicitar la UGPP?

Dependiendo de la actuación, pueden requerirse documentos e información como:

• Nóminas.
• Contratos laborales.
• Contratos de prestación de servicios.
• Planillas PILA.
• Información contable.
• Balances de prueba.
• Soportes de pagos.
• Políticas de remuneración.
• Documentos relacionados con pagos salariales y no salariales.
• Información necesaria para verificar el IBC.

La empresa o el independiente debe revisar cuidadosamente el requerimiento para determinar exactamente qué información debe presentar y dentro de qué término.

¿Ser investigado significa que habrá una sanción?

No necesariamente.

 

Una fiscalización busca establecer si las obligaciones fueron cumplidas correctamente.

 

Durante el procedimiento, el aportante puede presentar documentación, explicar diferencias y ejercer su derecho de defensa conforme a las etapas previstas legalmente.

Por eso es fundamental no asumir automáticamente que todo lo planteado inicialmente por la entidad constituye una obligación definitiva.

¿Qué hacer si llega una comunicación de la UGPP?

Lo primero es evitar responder apresuradamente.

 

Es recomendable:

• Identificar el tipo de actuación.
• Verificar la fecha de notificación y el término disponible.
• Determinar los periodos revisados.
• Reunir la documentación.
• Conciliar nómina, contabilidad y PILA cuando corresponda.
• Analizar las posibles diferencias.
• Preparar una respuesta sustentada.
• Radicarla dentro del plazo establecido.

Una respuesta técnicamente preparada puede ser determinante para aclarar inconsistencias y proteger los derechos del aportante.

La prevención comienza antes de una investigación

Las empresas y trabajadores independientes no deberían esperar una comunicación de la UGPP para comprobar si están cotizando correctamente.

 

Una revisión preventiva permite identificar:

• Errores en el IBC.
• Periodos omitidos.
• Diferencias en PILA.
• Pagos incorrectamente clasificados.
• Falta de soportes.
• Inconsistencias entre información contable, laboral y de seguridad social.

Corregir procesos antes de una fiscalización permite actuar con mayor tranquilidad y disminuir contingencias futuras.

En Bekar Consultores te ayudamos a prepararte y responder

En Bekar Consultores acompañamos a empresas y trabajadores independientes en la revisión de sus obligaciones frente al Sistema de la Protección Social y en la atención de procesos de fiscalización de la UGPP.

 

Si recibiste una comunicación de la entidad o tienes dudas sobre la forma en que estás realizando tus aportes, una revisión especializada puede ayudarte a identificar riesgos, organizar la documentación y definir la estrategia adecuada antes de responder.

 

La mejor manera de enfrentar una fiscalización es estar preparado antes de que comience.