Las obligaciones relacionadas con los aportes al Sistema de Seguridad Social no solo impactan el bienestar de los trabajadores, sino también la estabilidad financiera de las empresas. Un error en la liquidación de la nómina, una inconsistencia en los aportes o la omisión de información pueden desencadenar procesos de fiscalización por parte de la UGPP, generando sanciones que, en algunos casos, pueden alcanzar valores muy significativos.
Por esta razón, conocer los riesgos y actuar de manera preventiva se ha convertido en una prioridad para empresarios, gerentes y responsables de talento humano.
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad encargada de verificar que empleadores y trabajadores independientes realicen de manera correcta y oportuna los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Para ello, realiza procesos de fiscalización, cruza información con diferentes entidades y puede requerir documentación relacionada con nómina, contratos y pagos de seguridad social.
Cuando identifica inconsistencias, omisiones o pagos inferiores a los que legalmente corresponden, tiene la facultad de imponer sanciones y exigir el pago de los valores adeudados junto con los respectivos intereses.
1. Sanción por omisión o mora en los aportes
Esta sanción se aplica cuando una empresa deja de realizar los aportes que le corresponden o los efectúa fuera de los plazos establecidos.
La normativa contempla una sanción equivalente al 5 % del valor dejado de pagar por cada mes o fracción de mes de retraso, sin exceder el 100 % del aporte adeudado. Además, se deben asumir los intereses moratorios correspondientes.
Si la empresa no corrige la situación después de recibir un requerimiento formal de la UGPP, la sanción puede incrementarse hasta el 10 % por cada mes de retraso, con un límite del 200 % del valor adeudado.
2. Sanción por inexactitud
Se presenta cuando la empresa realiza los aportes sobre una base inferior a la que realmente corresponde, ya sea por errores en la liquidación de salarios, horas extras, comisiones, bonificaciones u otros conceptos que hacen parte del Ingreso Base de Cotización (IBC).
Cuando la empresa corrige oportunamente después de un requerimiento, la sanción puede ser del 35 % sobre la diferencia encontrada. Si no realiza la corrección dentro del plazo otorgado, la sanción puede ascender al 60 % de dicha diferencia, además de los intereses correspondientes.
3. Sanciones por no suministrar información
La UGPP puede solicitar documentos relacionados con nómina, contratos laborales, planillas PILA, estados financieros y demás soportes necesarios para verificar el cumplimiento de las obligaciones.
La entrega tardía, incompleta o incorrecta de esta información puede generar sanciones adicionales y dificultar la defensa de la empresa durante el proceso de fiscalización.
Muchas organizaciones creen que los riesgos se limitan al pago de los aportes faltantes. Sin embargo, la realidad es que el costo total puede incluir:
De hecho, la propia UGPP ha informado que las sanciones impuestas por incumplimientos relacionados con aportes al sistema de protección social han alcanzado cientos de miles de millones de pesos en diferentes procesos de fiscalización.
Entre las situaciones más comunes que originan investigaciones y sanciones se encuentran:
Omisión de trabajadores en las planillas de seguridad social.
La mejor estrategia para evitar sanciones de la UGPP es identificar los riesgos antes de que la entidad lo haga.
Una auditoría preventiva permite revisar procesos de nómina, contratos, aportes a seguridad social y documentación de soporte, detectando posibles inconsistencias que podrían convertirse en observaciones o sanciones futuras. Además, corregir voluntariamente ciertas situaciones antes de una actuación formal puede representar importantes beneficios para la empresa.
En Bekar Consultores contamos con experiencia en asesoría UGPP y derecho tributario para empresas en Medellín. Nuestro equipo analiza cada caso de manera integral, identifica riesgos potenciales y brinda acompañamiento estratégico en auditorías preventivas, respuestas a requerimientos y procesos de defensa administrativa.
¿Desea conocer si su empresa está expuesta a riesgos frente a la UGPP? Contáctenos y solicite una revisión especializada. Una gestión preventiva hoy puede evitar sanciones que afecten significativamente las finanzas de su organización.